包头市审计局
审计信息化
软件正版化审计初探
发布时间:2018-9-4  字号: [ ]
 

按照上级有关文件要求,包头市审计局制定下发了《包头市审计局关于加强政府机关使用正版软件审计监督工作的通知》,要求审计机关在对本级政府机关开展预算执行审计、经济责任审计等项目时,要把对软件采购资金管理使用和软件资产管理情况作为重要的审计内容,相关审计情况要纳入审计报告。我市审计机关对软件正版化审计重点集中在对政府机关软件采购资金预算编制、预算执行和采购实施情况进行审查和对更新、购置的软件资产的管理和使用情况进行审查。目前各级审计机关都开展了对软件正版化的审计工作,但是没有出台相应的操作指南,本文以对某单位的软件正版化审计为例,对软件正版化审计的操作做出一些探讨。

一、摸清软件情况

对被审计单位的软件购买情况做出了解,可以采用制作调查表或者向被审计单位负责软件正版化的工作人员做出口头询问的方式,着重了解软件采购时间、软件名称及版本、采购数量、价格、采购方式、软件使用单位、软件管理单位、软件维护服务单位、软件所有权归属及是否纳入固定资产管理等内容。

二、确认软件购买是否真实

对软件购买合同的确认与其他合同确认是一样的,软件作为一种商品各单位在采购的时候应当按照政府采购相关要求进行,合同造假的情况很少发生。但是要特别注意真合同舞弊。

合同舞弊,就是说招投标过程、合同及付款都是真实的,但是采购方与销售方串通使得实际获得的软件授权套数小于购买合同所列出的套数,导致账实不符。这一行为多发生在批量授权的软件中,单一授权因为限制不容易出现这一问题。软件是无形的、没有物理形态,批量授权的软件可以“冗余安装”,就是可以超出授权数量进行软件的安装、注册、使用且与获得授权的软件安装、注册、使用无任何区别。如合同上购买了20套微软的Office软件,经采购人员与销售方串通,采购方实际收到了10套微软Office软件的授权,安装时安装到20台电脑上并可以正常的注册使用,这就造成了拥有20套微软Office软件使用权的假象,但从法律上讲采购方只获得了10套授权只能在10台电脑上安装使用,任何超过授权的安装行为都是侵权行为。单纯盘点软件安装情况是不能发现问题的,这就要特别注意软件授权是否与事实相符。多数情况下,授权书有纸质形式和电子邮件形式,授权书真实性可以到软件开发商的网站上或拨打服务电话的方式进行验证,在确定授权书真实的情况下就可以确定软件购买的真实性。

三、对软件的管理、使用情况进行审计

按照要求软件是无形资产,在审计过程中要注意每笔软件的购买是否计入资产账目。

按照国务院、自治区及我市相关要求,每个单位都有相应负责软件正版化工作的人员,这就为审计人员摸清被审计单位正版软件实际情况提供了便利。我市文化部门每年都会对各单位的软件正版化工作人员进行培训,并对各单位的软件正版化工作进行检查,按照要求每个单位都应该有正版软件管理台账和软件更新维护台账,通过这两部台账可以对软件的安装使用情况做出了解,结合对被审计单位实际抽查就可以审计正版软件的管理使用情况。

以上就是对软件正版化审计的一些浅显探索,随着软件正版化审计的不断深入,审计方法和操作流程也会得到更加的完善,审计服务于软件正版化的作用也会更加凸显。(计算机审计管理中心)

 

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